Kostenfaktor Mitarbeiterfluktuation - aktiv reduzieren

Was versteht man unter Fluktuationskosten?

Kosten, die durch Mitarbeiterwechsel in einem Betrieb entstehen, werden als Fluktuationskosten bezeichnet. Dabei beginnen diese bereits mit der Kündigungsmitteilung und enden erst, wenn der neue Mitarbeiter vollständig in seine Rolle integriert ist. Bei jedem Teamwechsel fallen solche Kosten erneut an.Dazu gehören beispielsweise Kosten für Stellenanzeigen sowie Prozesskosten im Personalbereich. Auch Aufwendungen für Auswahlverfahren und Bewerbungsgespräche sollten berücksichtigt werden. Zusätzlich entstehen Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Verluste aufgrund unbesetzter Positionen, Gehaltsanpassungen durch Fluktuation und gegebenenfalls Ausgaben für internationale Fachkräfte.¹

Diese Kosten werden also von verschiedenen Faktoren beeinflusst, die grob in direkte und indirekte Ausgaben unterteilt werden können.

Direkte Fluktuationskosten

Direkte Fluktuationskosten umfassen unmittelbare Ausgaben im Zusammenhang mit dem Wechsel von Mitarbeitern, einschließlich Posten wie Abfindungen, Kosten für Stellenanzeigen, Beratungskosten und Schulungen für neue Mitarbeiter.

Beispiele für direkte Fluktuationskosten

• Recruiting-KostenDazu gehören Kosten für die Schaltung von Stellenanzeigen, die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern oder Headhuntern, Gebühren für Jobportale, die Sichtung von Bewerbungen, Auswahlgespräche, die Überprüfung von Referenzen und die Erstellung von Informationspaketen für Bewerberinnen und Bewerber.
• Onboarding-KostenDazu gehören Maßnahmen zur Einarbeitung und Vorbereitung der neu eingestellten Mitarbeiter auf ihre künftigen Aufgaben - von Schulungen über Mentoring-Programme bis hin zu sonstigen Hilfen, die den Übergang in die neue Rolle erleichtern. Möglicherweise entstehen Kosten für höhere Anfangsgehälter, die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes, Software-Lizenzen oder Unterstützung bei Umzügen.
• Direkte AustrittskostenBeim Kündigen eines Mitarbeiters können verschiedene Kosten entstehen, sei es durch die Inanspruchnahme von Resturlaub, Krankheitstagen, vereinbarte Entgeltfortzahlungen, Abfindungen oder mögliche Rechtsstreitigkeiten.
• VerwaltungskostenDie Durchführung und Dokumentation von Kündigungsprozessen, das Verfassen von Kündigungsschreiben, die Aktualisierung von Personalakten und vertragsbezogene Tätigkeiten verursachen zusätzliche Kosten.
• Organisatorische KostenDer Wegfall eines Teammitglieds kann dazu führen, dass Arbeitsprozesse umstrukturiert oder Zuständigkeiten neu verteilt werden müssen. Diese Änderungen sind oft mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Indirekte Fluktuationskosten

Indirekte Fluktuationskosten stellen für die Unternehmen eine erhebliche Belastung dar, da sie durch Stellenanzeigen, Bewerbungsgespräche und Einarbeitung einen erhöhten Personal- und Ressourcenaufwand verursachen - Kosten, die häufig außer Acht gelassen werden.

Beispiele für indirekte Fluktuationskosten

• Indirekte AustrittskostenDurch den erforderlichen Zeitaufwand für die Abwicklung von Kündigungen, das Durchführen von Austrittsgesprächen sowie das Erstellen von Arbeitszeugnissen entstehen Kosten. Darüber hinaus sind die austretenden Mitarbeiter bis zum Kündigungsdatum meist weniger motiviert und produktiv.
• Einbußen in der ProduktivitätDie Einarbeitung neuer Teammitglieder kann kurzfristig die Gesamteffizienz des Teams oder der Abteilung verringern, da Ressourcen für Schulungen und Mentoring benötigt werden.
• Verlust an QualitätDer Verlust erfahrener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat den Verlust von Fachwissen zur Folge, was die Qualität der Arbeit bis zum Erwerb des entsprechenden Know-hows durch neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beeinträchtigen kann. Eine Reorganisation der Teams und eine Neuverteilung der Aufgaben kann notwendig werden, wodurch einige Projekte sich verzögern könnten.
• Einbußen bei KundenvertrauenDer Verlust von Schlüsselpersonen mit direkten Kundenkontakt, kann bestehende Kundenbeziehungen beeinträchtigen. Neue Personalbesetzungen benötigen oft Zeit, um das gleiche Vertrauensniveau bei den Kunden zu erreichen, was zu Umsatzeinbußen oder sogar Kundenverlusten führen kann.
• Mehrbelastung des TeamsBei häufigen Personalwechseln müssen verbleibende Mitarbeiter unter Umständen eine höhere Arbeitsbelastung auf sich nehmen, was zu Stress führen kann. Sie werden mit zusätzlichen administrativen Aufgaben wie Stellenausschreibungen, Bewerbungsgesprächen, Vertragsgestaltung und der Koordination interner Abläufe konfrontiert.

Kalkulation von Fluktuationskosten: Berechnung der Fluktuationskosten

Die Ermittlung der Fluktuationskosten variiert je nach Unternehmen und hängt von mehreren Faktoren ab. Diese Kosten sind beeinflusst durch den Grund des Personalwechsels, die Position des ausscheidenden Mitarbeiters, die Unternehmensgröße, Branche und spezifische Begleitumstände.

Die Fluktuationskosten werden üblicherweise wie folgt berechnet:

Fluktuationskosten = (entstehende Kosten) x (Mitarbeiterzahl x Fluktuationssatz).

In der Regel liegen die Kosten für einen Wechselfall zwischen 90% und 200% des jährlichen Bruttogehalts des austretenden Mitarbeiters.

Eine Studie von Deloitte zeigt, dass die durchschnittlichen Fluktuationskosten pro Arbeitsplatz bei rund 14.900 Euro liegen. Die Kosten schwanken jedoch je nach Größe des Unternehmens. Kleine Unternehmen (mit weniger als 100 Mitarbeitern) verzeichnen Kosten von rund 13.705 Euro, während größere Unternehmen (mit über 1.000 Mitarbeitern) mit Kosten von etwa 17.159 Euro rechnen müssen.²

Strategien zur Reduzierung von Fluktuationskosten

Eine der besten Strategien, um Fluktuationskosten zu minimieren, ist die Verringerung der Fluktuationsrate in Ihrem Betrieb. Hierbei steht die Mitarbeiterbindung im Fokus.

Wie Sie langfristig Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden können, haben wir bereits in einem früheren Beitrag ausführlich erläutert: Wie Sie Top-Talente in der digitalen Ära binden - 5 effektive Maßnahmen der Mitarbeiterbindung.

Kurz gefasst: Zur Mitarbeiterbindung zählen Maßnahmen wie faires Entgelt, Wohlbefinden am Arbeitsplatz, Flexibilität, transparente Kommunikation und klare Karriereperspektiven.

Firmen mit starker Mitarbeiterbindung prosperieren

Eine Analyse der Global Engagement Database des Beratungsunternehmens Aon Hewitt ergab 2010, dass Unternehmen mit hoher Mitarbeiterbindung im Durchschnitt eine um 22 % höhere Gewinnmarge erzielten als der Branchendurchschnitt. Umgekehrt lagen Unternehmen mit geringer Mitarbeiterbindung 28 % unter diesem Durchschnitt.³

Ein aktueller Bericht der Boston Consulting Group aus dem Jahr 2021 wirft ein erhellendes Licht auf die Mitarbeiterfluktuation. Unter dem Titel „Creating People Advantage“ befragte das Beratungsunternehmen Personalexperten aus verschiedenen Branchen. Die wichtigsten Erkenntnisse:

Leistungsstarke Unternehmen legen großen Wert auf Mitarbeiterorientierung, bieten individuelle Karrierewege an und standardisieren HR-Prozesse für optimale Effizienz.⁴

Führende Unternehmen legen Wert auf die Entwicklung ihrer Führungskräfte, verknüpfen die Vergütung von Managern mit den Ergebnissen ihres Teams, unterstützen den Aufstieg von Talenten und implementieren effektive Mitarbeiterbeurteilungssysteme. Zugleich betonen sie die Bedeutung von Employee Experiences, wie die Plattform Teamryse, für eine stärkere Mitarbeiterbindung. HR-Fachleute sollten diese Aspekte in ihrer Zukunftsstrategie priorisieren.

Die Kosteneffizienz von Mitarbeiterbindung gegenüber des Recruitings

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Personalrekrutierung und -bindung stark von der spezifischen Unternehmenssituation abhängt. Der Verlust von Spitzenkräften kann teuer sein, ebenso wie die Einstellung neuer Fachkräfte in Zeiten des Fachkräftemangels. Erfolgreiche Unternehmen erkennen die Bedeutung einer mitarbeiterorientierten Ausrichtung und fördern ihre Mitarbeiter durch individuelle Karrierewege. Eine wirksame Mitarbeiterbindung, die durch Plattformen wie Teamryse für die Employee Experience unterstützt wird, kann nicht nur die Kosten erheblich senken, sondern sich langfristig auch als eine effizientere Strategie erweisen als ein ständiger Zyklus von Neueinstellungen.